Una academia que se ordena sola
Una academia online de ventas hacía a mano cada alta de alumno. Entendimos cómo trabajaba, lo dibujamos y lo automatizamos de punta a punta. Hoy cada venta termina en un alumno listo para empezar, sin que nadie toque nada.
- Rubro
- Academia online de ventas
- El problema
- Después de cada pago, el dueño hacía a mano la bienvenida, el acceso, el contrato y el seguimiento de las cuotas.
El negocio y su problema
La academia forma vendedores: los que agendan las llamadas y los que cierran las ventas. Después los conecta con empresas que buscan gente para vender. Vende sus cursos por internet, y cada venta abre un trabajo nuevo: dar la bienvenida, dar acceso a la plataforma de cursos, preparar el contrato y seguir las cuotas.
Todo eso lo hacía el dueño a mano, después de cada pago. Cuantas más ventas, más horas se iban en tareas que se repiten igual cada vez, y más fácil era que algo se olvidara: un mail que no salió, un contrato que nadie siguió, una cuota que se pasó.
Lo que relevamos
- Mail de bienvenida
- A mano, después de cada pago
- Acceso a la plataforma
- A mano, alumno por alumno
- Contrato
- A mano, con seguimiento propio
- Cuotas pendientes
- En una planilla
- Reporte de anuncios
- A mano
Cómo lo analizamos
Antes de construir nada, me senté a entender cómo trabajaban. Anotamos cada tarea que se repetía después de una venta, cómo se hacía y dónde se trababa.
Con eso dibujé el proceso de punta a punta y armamos un glosario: palabras como «alta» u «operador» quieren decir una sola cosa para todos, así nadie se confunde cuando pide un cambio.
Cada decisión importante quedó escrita con su motivo. Si dentro de un año alguien pregunta por qué algo funciona así, la respuesta está escrita.
El proceso, de punta a punta
Glosario
- Alta
- El momento en que un alumno queda listo para empezar: con acceso, contrato y bienvenida.
- Operador
- La persona del equipo que recibe los avisos y aprueba lo delicado.
- Cuota
- Cada una de las partes en que se paga el curso.
- Aviso
- Un mensaje al operador cuando algo necesita a una persona.
Una decisión escrita
Dos canales de WhatsApp, según a quién le hablás.
Los avisos para el equipo y los mensajes para los alumnos no se mezclan.
Estado: aceptada
Lo que construimos
El sistema toma cada venta y hace, en orden, todo lo que antes hacía el dueño. Cada paso dispara el siguiente. Si uno falla, lo vuelve a intentar, y si sigue fallando le avisa a una persona.
Abajo está el plano de ese recorrido, cómo se ve un día del sistema y el flujo real, por dentro.
Lo que pasa después de cada venta
- Venta registrada
- Mail de bienvenida
- Acceso a la plataforma
- Contrato para firmar
- Aviso por WhatsApp
Si algo falla: reintenta y avisa al operador
Ejemplo, con datos inventados, de un día del sistema de automatización: se registra una venta, sale el mail de bienvenida, se activa el acceso a la plataforma, se envía y se firma el contrato, y salen los recordatorios de cuota sin que nadie los mande a mano.
Cada paso dispara el siguiente. Nadie tiene que acordarse de nada.
Ver el flujo real, por dentro
Y lo que corre alrededor
La venta fue el primer paso. Después se sumaron otras tareas que también se repetían: las cuotas, los reportes, el seguimiento de cada alumno y la búsqueda de oportunidades de trabajo para ellos.
El dueño no tiene que entrar a ningún sistema: lo que necesita su visto bueno le llega por WhatsApp, y lo aprueba desde ahí.
Plano de lo que corre solo
Cuotas
Todos los días revisa las cuotas y manda los recordatorios a quien corresponde.
Diagnóstico
Cada alumno responde un diagnóstico: el sistema lo ubica en cuatro ejes, le asigna un perfil y le arma un plan de 15 días.
Oportunidades
Junta las ofertas de trabajo que se publican en la comunidad, ordena sus datos y manda un resumen diario.
Reporte de anuncios
Cada semana llega solo el resumen de las campañas.
Asistente del operador
El operador le pide cosas por WhatsApp; lo delicado espera su aprobación antes de hacerse.
El contrato, día por día
- Día 0Sale el contrato para firmar.
- Día 2Primer recordatorio al alumno.
- Día 5Segundo recordatorio.
- Día 7Aviso al operador.
Cómo se controla y se mantiene
Un sistema que trabaja solo tiene que avisar cuando algo anda mal. Un chequeo de salud revisa el servidor punto por punto: que cada servicio esté en marcha, que las automatizaciones estén cargadas, que haya copias de seguridad y que WhatsApp esté conectado.
El sistema tiene sus propias pruebas automáticas, cada cambio se revisa antes de entrar, y un control se fija que ninguna contraseña quede escrita donde no debe. Hay copias de seguridad del servidor, y restaurar una también está automatizado.
Algunas automatizaciones quedan apagadas hasta que su chequeo pasa: es preferible que algo no corra a que corra mal.
Chequeo de salud del servidor
- Todos los servicios están en marcha
- Las automatizaciones están cargadas
- Hay copias de seguridad
- WhatsApp está conectado
Cada cambio
- Se propone
- Se revisa
- Entra y queda registrado
Cómo quedó
No hay métricas de uso para mostrar, y no las voy a inventar. Lo que sí puedo mostrar es lo que hoy corre solo, todos los días, sin que el dueño intervenga.
Para dar una idea del tamaño: son 12 flujos automáticos, cada uno una cadena de entre 3 y 40 pasos.
Hay 24 decisiones escritas con su motivo, como la de los dos canales.
Y el chequeo de salud revisa 27 puntos del servidor.
Lo que hoy corre solo
- Cada venta dispara sola el mail de bienvenida, el acceso a la plataforma y el contrato para firmar.
- Si el alumno no firma, el sistema se lo recuerda, y si sigue sin firmar le avisa al operador.
- Todos los días salen los recordatorios de las cuotas, sin que nadie los mande.
- Cada semana llega solo el reporte de los anuncios.
- Si algo falla, el sistema lo reintenta y le avisa a una persona por WhatsApp.
¿Tu negocio tiene algo parecido?
Contame cómo trabajás hoy. Te respondo con preguntas para entenderlo y, si encaja, con una propuesta por escrito.
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